Trợ lý điều phối dự án - Nhóm tình nguyện Đồng Hành Ước Mơ

Đồng Hành Ước Mơ hiện đang tìm kiếm một trợ lý điều phối dự án là thanh niên từ 18 – 35 tuổi phụ trách cập nhật thông tin giữa các bên liên quan trong dự án, đảm nhận công tác hành chính, hỗ trợ toàn bộ quy trình tình nguyện của dự án dạy học Đồng Hành Ước Mơ và quản lý văn thư - tài sản của Nhóm.

Mô tả công việc

Thành viên ở vị trí này sẽ:

Điều phối thông tin (20%)

  • Là đầu mối cập nhật thông tin xuyên suốt giữa các bên tham gia dự án Đồng Hành Ước Mơ (điều phối viên cơ sở, đối tác, tình nguyện viên, trẻ em), tiếp nhận và chuyển phản hồi cho các bên liên quan.

Điều phối hành chính hoạt động dự án (30%)

  • Làm việc với đội ngũ dự án Đồng Hành Ước Mơ để thực hiện toàn bộ công tác hành chính của các hoạt động trong dự án, bao gồm:
    • Điều phối hoạt động hàng tuần của dự án, bao gồm quản lý lịch làm việc, ghi nhận tiến độ làm việc của tình nguyện viên, tiến độ học tập của học sinh và phản hồi của đối tác để cập nhật cho các bên liên quan và nhóm điều phối.
    • Hỗ trợ hành chính cho các hoạt động hàng tháng của dự án, bao gồm tổ chức các sự kiện ngoại khóa và họp tình nguyện viên.

Hỗ trợ hành chính cho công tác điều phối nhân sự (30%)

  • Hỗ trợ cho bộ phận Nhân sự trong các công việc hành chính của các quy trình nhân sự, bao gồm:
    • Là đầu mối đại diện và cập nhật thông tin tuyển dụng của dự án cho các ứng viên đăng ký.
    • Phối hợp thực hiện quy trình tuyển dụng và định hướng dự án, bao gồm điều phối việc đánh giá hồ sơ, hẹn phỏng vấn, mời cộng tác, chuẩn bị thỏa thuận tình nguyện, mời tham gia định hướng và hỗ trợ ban đầu cho tình nguyện viên mới.
    • Hỗ trợ hành chính cho các quy trình quản lý tình nguyện, bao gồm thanh toán chi phí, tổ chức tập huấn, lượng giá, phản hồi và ghi nhận hiệu quả hoạt động cho tình nguyện viên, quản lý quy trình ngừng tham gia tình nguyện.
    • Tiếp nhận, cập nhật và quản lý hồ sơ tình nguyện từ đầu đến cuối chu trình hoạt động của tình nguyện viên.

Quản lý văn thư (15%)

  • Hỗ trợ công tác chuẩn bị tài nguyên, vật dụng và cơ sở vật chất cho mọi hoạt động và sự kiện của dự án, quản lý tài sản của dự án và quy trình xuất - nhập hàng hóa từ kho cho các hoạt động.

Các công việc khác theo yêu cầu của trưởng điều phối dự án

Yêu cầu vị trí

Ứng viên phù hợp cho vị trí này, theo thứ tự ưu tiên trong từng mục, nên:

Yêu cầu chung cho mọi vị trí

  • Yêu thích làm việc về quyền trẻ em, giáo dục và hoạt động phi lợi nhuận.
  • Có cùng cam kết và định hướng với các giá trị cốt lõi và tầm nhìn của Đồng Hành Ước Mơ.
  • Sẵn sàng phát triển năng lực và công việc đi xa hơn cho lợi ích của trẻ em.
  • Cởi mở, trung thực và tôn trọng ý kiến của mọi người;
  • Liêm chính, có trách nhiệm, chăm chỉ và kiên nhẫn trong công việc.

Năng lực cơ bản

  • Làm việc có mục tiêu và theo tư duy dịch vụ, tập trung vào nhu cầu của trẻ em.
  • Cẩn thận và chú ý đến chi tiết.
  • Có khả năng giao tiếp tốt bằng cả lời nói và văn bản.
  • Có khả năng làm việc độc lập và theo nhóm.
  • Có khả năng sử dụng phần mềm văn phòng và phối hợp trực tuyến (G Suite & Trello)

Năng lực liên quan đến vị trí

  • Có hiểu biết và khả năng làm công tác thư ký: làm việc đa nhiệm và sắp xếp công việc hiệu quả.
  • Ưu tiên: Có hiểu biết và khả năng làm việc với nhiều nhóm đối tượng khác nhau, đặc biệt là trẻ em, thanh niên thế hệ thiên niên kỷ hoặc thế hệ Z (sinh sau năm 1996), doanh nhân và lãnh đạo các cộng đồng phi lợi nhuận.

Kinh nghiệm: Không yêu cầu.

Ngôn ngữ: Giao tiếp tiếng Việt tốt và tiếng Anh ở mức cơ bản.

Quyền lợi và thỏa thuận

  • Hỗ trợ chi phí giao tiếp - di chuyển: 500.000VND - 2.000.000VND/tháng (thỏa thuận).
  • Có cơ hội tham gia hoạt động tình nguyện - xã hội, cống hiến cho cộng đồng và mở rộng các mối quan hệ.
  • Có cơ hội nâng cao năng lực bản thân và hiểu biết xã hội thông qua hoạt động dự án và các hoạt động đào tạo, phát triển khác của Nhóm.
  • Có cơ hội học hỏi và tìm hiểu thêm về quản lý dự án; nhân sự và giáo dục.
  • Xác nhận nhận hoạt động tùy thuộc vào kết quả hoạt động thực tế.

Chính sách chung

  • Công việc ở vị trí này là tình nguyện và Đồng Hành Ước Mơ chưa có chính sách lương - phúc lợi.
  • Phương tiện di chuyển và công cụ làm việc tự túc.
  • Các vị trí điều phối (đặc biệt là điều phối thuộc dự án) có thể được yêu cầu tham dự trực tiếp vào hoạt động tình nguyện của dự án tối thiểu 1 tháng để hiểu tính chất dự án.
  • Bản mô tả vị trí được soạn thảo phù hợp với từng giai đoạn phát triển của nhóm và có thể thay đổi theo thời gian. Vui lòng liên hệ với Nhóm để kiểm tra các vị trí và nhận mô tả mới nhất nếu cần.
  • Đồng Hành Ước Mơ cung cấp cơ hội tham gia công bằng cho mọi tình nguyện viên và ứng viên, không phân biệt giới tính, tôn giáo, chủng tộc, màu da, quốc tịch, tuổi tác hoặc khuyết tật. Chính sách này áp dụng cho mọi điều khoản tuyển dụng, đào tạo và ghi nhận thành tích.
  • Đồng Hành Ước Mơ cam kết với an toàn trẻ em trong mọi hoạt động của mình và là môi trường làm việc không khói thuốc.
  • Đồng Hành Ước Mơ rất tiếc không thể phản hồi toàn bộ email ứng tuyển trừ email xác nhận đã nhận hồ sơ. Nếu sau 3 tuần kể từ ngày gửi hồ sơ và bạn không nhận được phản hồi, xin cân nhắc một cơ hội khác với Nhóm.
  • Nếu bạn không nhận được email xác nhận đã nhận hồ sơ, hoặc có thắc mắc về tuyển dụng vui lòng liên hệ với Nhóm.

Đăng ký

Hạn chót nhận đăng ký: Vị trí tuyển dụng liên tục cho đến khi tìm được nhân sự phù hợp. Hồ sơ gửi trước sẽ được ưu tiên tìm hiểu trước.

 
 

Về trang danh mục cơ hội tình nguyện